ماتریس آیزنهاور چیست؟

چرا این ماتریس، به نام آیزنهاور شناخته شده است؟
نام این ماتریس از دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) رییس جمهور آمریکا در سال‌های ۱۹۵۳ الی ۱۹۶۱ گرفته شده است. وی پیش از رییس جمهور شدن، ژنرال ارتش ایالات متحده آمریکا و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم بود. وی بعدها به عنوان فرمانده عالی ناتو انتخاب شد.
دوایت آیزنهاور، به علت موقعیت کاری و وظیفه‌ای‌اش همواره می‌بایست میان فعالیت‌ها وکارهای روزانه خود به انتخاب می‌پرداخت. همین امر، سرانجام وی را به ابداع اصول ماتریس ضروری و مهم سوق داد.
در ادامه با مکانیزم ماتریس آیزنهاور بیشتر آشنا می‌شویم.
الویت بندی وظایف براساس اهمیت و ضرورت، چهار استراتژی را حاصل می‌کند:

مربع اول تحت عنوان ” همین الان انجام بده ” مربوط به کارهایی است که در زندگی و کار اهمیت داشته و باید امروز و یا حداکثر فردا انجام شود. به علت اهمیت زمان در انجام کار، می‌توانید از تایمر برای مدیریت زمان بهره ببرید. این امر به شما در حفظ تمرکز بر انجام کار کمک می‌کند. نمونه ای از این نوع کارها، بررسی یک سند مهم و تهیه گزارش آن برای مدیرتان است.
مربع دوم “ برنامه‌ریزی ” نامیده می‌شود و مربوط به کارهای مهمی است که انجام آن‌ها فوریت ندارد. شما می‌بایست این کارها را در تقویم کاری خود لیست کنید. برای مثال، برنامه‌ریزی برای شروع دوباره ورزش در این دسته قرار دارد.
شاهدیم که خبرگان در مدیریت حرفه‌ای زمان، فعالیت‌ها و کارهای خود را در دسته دوم یعنی برنامه‌ریزی جا می‌دهند. در واقع می‌توان گفت که کارهای خود را بدون برنامه‌ریزی رها نمی‌کنند. مشخص بودن زمان انجام کارهای ضروری و مهم موجب کاهش استرس می‌شود.
مربع سوم را ” واگذاری ” می‌نامند و مربوط به آن دسته از کارهایی است که به علت کم اهمیت بودن، می‌توانید انجام آن را به دیگری بسپارید اما انجام آن ضرورت دارد. شما می‌توانید میزان پیشرفت پروژه واگذار شده را از طریق پست الکترونیک، تلفن، جلسات حضوری پیگیری کنید.
مربع چهارم و آخرین بخش این ماتریس، مرتبط با اموری است که می‌بایست از انجام آن‌ها صرف نظر کنید. عادت‌های نادرست مانند گشت و گذار بی‌هدف در اینترنت و نظایر آن را شناسایی کرده و دست از انجام آن‌ها بردارید. این عادت‌های غلط، همان بهانه‌هایی هستند که شما را از انجام امور بخش ۱ و ۲ باز می‌دارند.
۵ توصیه با محوریت مدیریت زمان برای کار با ماتریس آیزنهاور
۱. داشتن لیستی از وظایف و کارها، برای شما ذهنی آزاد به ارمغان می‌آورد. همواره از خود بپرسید که کدام کار ارزش اول انجام شدن را دارد.
۲. در هر مربع این ماتریس، حداکثر ۸ کار تعریف کنید و پیش از اضافه کردن یک کار جدید، ابتدا مهم‌ترین کار را به انجام برسانید.
۳. به یاد داشته باشید که فقط باید یک لیست برای انجام فعالیت‌ها و وظایف زندگی شخصی و کاری خود داشته باشید. بدین ترتیب در پایان روز از انجام ندادن امور شخصی و خانوادگیتان شکایت نخواهید کرد.
۴. اجازه ندهید دیگران و یا حتی خودتان، عاملی برای حواس پرتی شوند. نگذارید دیگران، الویت‌های شما را تعیین کنند. هر صبح، در ابتدا به برنامه‌ریزی بپردازید و سپس به انجام امور مشغول شوید. در نهایت از اتمام کار لذت ببرید.
۵. سعی کنید کارها را زیاد به تعویق نیاندازید. همچنین سعی کنید گرفتار مدیریت بیش از حد و گیر کردن در فرایند برنامه‌زیری نشوید.
منبع

مترجم زهرا سلیمان زاده کارشناس روابط عمومی