چکاری باید انجام دهید، هنگامیکه کارکنانتان بی انگیزه می‌شوند؟
دلایل بسیاری برای بی انگیزگی فکری و روحی کارکنان وجود دارد و همین امر سبب می‌شود تا نتوانند انتظارات شما را برآورده کنند. آن ها ممکن است درحال تجربه یک مشکل شخصی باشند و یا احساس کنند خسته اند و نمی‌توانند ادامه دهند و یا اینکه ممکن است از پسرفت در کار خود بی‌خبر باشند.
در هر صورت به عنوان یک مدیر باید از تاثیر آن ها بر تیم خود آگاه باشید. هنگام برخورد با این افراد، مهربان باشید و سعی کنید تا علت بی انگیزگی آنها را متوجه شده و راه‌حل‌های ممکن برای بازگشت دوباره‌شان به کار را پیدا کنید. در مقابل آنها صبور باشید اما اگر در نهایت راه‌حل‌هایتان جواب نداد، شاید زمان آن رسیده که مناسب بودن ایشان برای نقششان را بررسی کنید. وقتی یکی از اعضای تیم بی انگیزه می‌شود، این فرد فقط حداقل از کاری را که به او سپرده شده، انجام می‌دهد. در موارد دیگر، فرد مهلت‌های زمانی مهم را نادیده می‌گیرد یا با بهانه آوردن، زمان خود را برای پروژه‌های مهم صرف میکند.
چگونه می‌توان به عنوان یک مدیر این اتفاقات را تشخیص داد؟ برای این افت و کاهش فعالیت در کوتاه مدت، چه راه حلی دارید؟ در صورتیکه مشکل بلند مدت باشد، چطور؟ بهترین راه برای اینکه اطمینان حاصل کنید که عدم انگیزه این افراد بر سایر اعضای تیم اثر نمی‌گذارد، چیست؟
کارشناسان و متخصصان در این باره چه می‌گویند.
آلیس بویز (Alice Boyes)، روانشناس بالینی و نویسنده مجموعه ابزار یک ذهن سالم (The Healthy Mind Toolkit) به وجود عوامل بسیاری برای بی انگیزگی کارکنان معتقد است. یکی از علل بی انگیزگی میتواند احساس شکست و یا گله‌مندی آنها از موضوعی باشد یا ممکن است به علت تغییر شغل، احساس کنند از تخصص کافی برخوردار نبودند و از حیطه‌شان خارج شده‌اند. حتی این بی‌انگیزگی میتواند به علت یک مسئله شخصی باشد، شاید آنها درگیر موضوع طلاق باشند و یا به تازگی والدین شده اند و خواب کافی ندارند و مسائلی از این دست، که بر عملکرد ایشان اثر می‌گذارد. این احتمال نیز وجود دارد که فرد حتی از عملکرد خود در انجام کارها اطلاع نداشته باشد.
به گفته آلیسون ریم (Allison Rimm) مشاور و مربی، و نویسنده کتاب لذت استراتژی؛ طرح کسب وکاری برای زندگی (Joy of Strategy: A Business Plan for Life) بیان میدارد علیرغم وجود دلایل مختلف، این وظیفه شماست که راهی برای حمایت از کارمندان خود پیدا کنید. وی معتقد است هدف یک مدیر این است که بفهمد علت اصلی این مشکل چیست و چه کاری می تواند درباره آن انجام دهد.
در ادامه به چند راه‌حل در این زمینه می‌پردازیم:
جمع آوری شواهد
بویز میگوید:” در ابتدا شما باید به شفاف سازی کامل و دقیق موضوع بی انگیزگی کارکنان بپردازید.” از خودتان بپرسید الزامات این شغل چیست که این شخص ندارد و در واقع نمی‌تواند آنها را برآورده کند و با چه روش‌هایی این شخص بر سازمان تاثیر منفی می‌گذارد؟
ریم معتقد است:” چگونگی و نحوه کسب این اطلاعات نیز مهم است؟ آیا شما افت عملکرد را مستقیما مشاهده کرده اید یا اینکه از دیگران شنیده اید؟ آیا با شکایت مشتریان در ارتباط با عملکرد کارمندتان مواجه شده اید؟ به جدول زمانی نیز توجه کنید. آیا این بی انگیزگی و افت عملکرد اخیرا روی داده است؟ و یا اینکه برای مدت طولانی شاهد عملکرد پایین کارمندنتان بوده اید؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک میکند تا نحوه برخورد با کارمندتان را تعیین و تعریف کنید. ریم به این نکته نیز اشاره میکند که شما به داده و اطلاعات نیاز دارید. هرگز با کارمندتان به‌خاطر نحوه رفتارش درگروه برخورد نکنید؛ مگر اینکه با مدارک و مستندات کافی بدانید که رفتارش بر روی دیگر اعضا تأثیر منفی می‌گذارد. همچنین به این موضوع فکر کنید که چه چیزهایی ممکن است سبب بی انگیزگی کارمندتان شود؟ شما ممکن است از چالش‌های سازمانتان باخبر باشید اما از مسائل اساسی زندگی خصوصی و فردی او بی خبر باشید. فرهنگ کاری شرکت خود را مدنظر قرار دهید و با توجه به آن درباره هر مشکل تیمی که ممکن است آسیبی به این فرد وارد کند، فکر کنید.
درباره منابع، اطلاعات کسب کنید.
قبل از آنکه موضوع را با کارمند خود مطرح کنید بویز توصیه میکندکه خودتان از قبل درباره منابع سازمانی شرکتتان آگاهی کسب کنید تا بتوانید آمادگی مواجهه با این قبیل شرایط را به‌دست آورید. همچنین به این نکته تاکید می کند که فرایندها و مکانیزم‌هایی برای این چنین مسائلی درنظر بگیرید و رسیدگی به این امور موقت را تنها بر عهده یک مدیر نگذارید.
درباره سیستم‌های پشتیبانی موجود از جمله برنامه‌های کمک به کارمندان و شبکه‌های سلامت، برنامه‌های منابع انسانی و دوره‌های آموزشی، اطلاعات کسب کنید. خودتان را با اطلاعات کافی مجهز کنید تا بتوانید با کارمندتان به بررسی راه‌حل‌های مختلف پرداخته و به نتیجه برسید.
مهربان و دلسوز باشید.
هنگامی که نیاز است با کارمندتان گفت و گویی رک و صادقانه داشته باشید، مهربان باشید. ریم میگوید:” در این گفت و گو، علاقه و نگرانی خود را نسبت به کارمندتان نشان دهید. شما آنجا نیستید که آنها را سرزنش کنید و یا برایشان نسخه بنویسید. شما آنجا هستید تا بفهمید چه خبر است و اوضاع از چه قرار است.
به کارمند خود بفهمانید که شما قصد دارید از آن ها با روشی درست و صمیمانه در مقابل آنچه آزارشان می‌دهد حمایت کنید. به آنها گوش کنید و با ایشان همدردی کنید. با نشان دادن این موضوع که قلبا به فکر منافع ایشان هستید، اعتماد کارمند خود را جلب کنید.
به کارمندان حمایت‌های فردی پیشنهاد کنید.
ریم بیان میکند:” هنگامی که از مشکل اساسی فرد آگاه شدید و به درک بهتر و کامل تری از موضوع رسیدید، باید با همکاری کارمندتان، یک راه حل درمانی پیدا کنید. ” ازشان بپرسید چگونه میتوانید به ایشان کمک کنید. با توجه به تفاوت علت‌های بی‌انگیزگی، راه حل‌ها نیز متفاوت خواهد بود.
برای مثال؛
اگر استرس شخصی، علت بی‌انگیزگی کارمندتان است، از خود انعطاف نشان دهید.
بویز توصیه میکند:” هنگامی که کارمندتان با یک مشکل شخصی پیش شما می‌آید، باید با احتیاط و ظریف عمل کنید.” مثلا اگر کارمندی در زندگی خانوادگی‌اش دچار مشکل شده و یا والدین بیماری دارد و از آنها مراقبت میکند، با او همدردی کرده و از وی حمایت کنید. آرام و مهربان باشید و از ایشان بپرسید چه چیزی برایشان بهتر است؟ دورکاری؟ ساعت‌های فشرده و یا کم کردن مسئولیت‌ها؟ و سپس در ارتباط با تحقق این موضوع، برای یک دوره معین برنامه ریزی کنید.
ریم تاکید میکند :”همچنین باید به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید که به حریم خصوصی و شخصی وی احترام بگذارند. ” از کارمند خود بپرسید آیا تمایل دارد این موضوع را به طور محدود با دیگر اعضای سازمان به اشتراک گذاشته شود یا خیر؟ به او بگویید در جریان گذاشتن سایر اعضا باعث می‌شود تا آنها با وی همراهی بیشتری داشته باشند. با همکاری یکدیگر و با روش‌های مناسب این موضوع را به سایر افراد نیز بگویید.
اگر بی انگیزگی و عدم مشارکت در کار، به علت کمبود مهارت است، کارکنانتان را آموزش دهید. ریم میگوید: تغییر در میزان حجم کارها و استخدام و اخراج کارمندان در شرکت حتی میتواند منجر به افت روحیه و انگیزه افرادی که به‌طور معمول سخت‌کوش و باانگیزه هستند نیز، شود. آنها تلاش زیادی می‌کنند اما در عین حال این حس را هم دارند که برای شکست خوردن آماده می‌شوند و همین حس باعث بی‌انگیزگی آنها می‌شود. از کارمندتان بپرسید چگونه تغییرات محیط کار بر تواناییش در انجام کار تاثیر گذاشته است؟ این احتمال وجود دارد که مهارت‌ها، توانایی‌ها و علایق فرد با مسئولیت‌هایش تطابق نداشته باشد. در این مواقع، شما میتوانید حمایت خود را در قالب دوره‌های آموزشی مداوم و یا مشاوره فردی ارائه دهید. حتی ممکن است به تخصیص مجدد مسئولیت‌ها به طوریکه نقاط قوت ایشان را بهتر به کار گیرد نیز فکر کنید.
اگر کارکنانتان خسته شده اند، خلاقیت را در محیط کار بیشتر کنید.
بویز توصیه میکند که اهداف کارکنانتان را ببینید و علت احساس عدم رضایت آنها را کشف کنید. از آنها بپرسید چگونه میتوانید به ایشان کمک کنید تا انتظاراتشان را برآورده کنند. برای برآورده کردن علایق آنها، زیرکانه عمل کنید و راه حل خوبی ارائه دهید. شاید آنها به پیشرفت مداوم مهارت‌های خود و یا به پروژه‌های جدید نیاز داشته باشند تا با انگیزه و انرژی کار کنند. به روش‌هایی برای به چالش کشیدن کارکنان خود فکر کنید و افق‌های حرفه‌ای و کاری ایشان را توسعه دهید.
اگر کارکنانتان احساس فرسودگی میکند، معقول و مناسب بودن شرایط کاریشان را بررسی کنید.
بویز میگوید:” غالبا میان انتظارات رسمی شغل و آنچه در واقعیت مورد انتظار است، تفاوت وجود دارد. حتی اگر فرد، از نظر فنی الزامات اساسی را برآورده کند و کارها را به خوبی انجام دهد اما این احتمال نیز وجود دارد که به علت عادت‌های کاری نامناسب دچار فرسودگی شغلی شده باشد. شاید لازم باشد درباره انتظاراتتان از او تجدید نظر کنید و یا راهی برای شناخت کامل‌تری از نحوه مشارکت وی ارائه دهید. شاید آن فرد به عنوان شغلی یا روشی جدید نیاز داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که برای کاری که انجام می‌دهد، اعتبار کسب خواهد کرد.
اگر کارمندتان به علت ناراحتی ناشی از وجود مشکلات در کار، بی انگیزه شده است، با او مهربان باشید.
بویز به پویایی شدید در روابط بین تیمی اشاره میکند و میگوید، این موضوع میتواند منجر به بی انگیزگی کارکنان شود. پس باید علاوه بر جدی گرفتن شکایت‌ها و نارضایتی‌های کارمندان خود، تأثیر انصراف آنها از تیم را نیز در نظر بگیرید.
ریم توصیه میکند که به کارمند خود بگویید: « من شما را درک می‌کنم و می‌دانم که این حالت چقدر تأثیر بدی دارد. اما اعضای تیمتان احساس می‌کنند که شما از تیم دور شده و دیگر نمی‌توانید در کارها مشارکت کنید. این بر روحیه و بهره‌وری کل تیم تأثیر دارد.» . مضمون پیام شما این خواهد بود که به طور خلاصه به کارمند خود بفهمانید که به ایشان اهمیت میدهید؛ اما سایر اعضای تیم نیز برایتان بااهمیت هستند و این رفتار بر روی بقیه نیز تأثیر منفی می‌گذارد.
اگر فرد نسبت به رفتار خود ناآگاه است، با احتیاط عمل کنید.
بویز این نکته را خاطر نشان کرد که ممکن است فرد متوجه نشود که رفتارهای متفاوتی دارد که در نهایت ممکن است منجر به بروز مشکلاتی شود. از طرف دیگر به علت محدودیت‌های خودآگاهی،کارمند ممکن است بی‌توجه و فراموش‌کار باشد و بسیاری از کارها را فراموش کند. جلب توجه به تغییر رفتار آنها میتواند یک زنگ خطر باشد. بویز این نکته را اضافه میکند که عدم شناخت کارمند از این رفتار میتواند مسأله شخصی عمیق‌تر و پیچیده‌تری مانند افسردگی را نشان دهد. از آنجایی که سناریوهای زیادی وجود ندارد مدیری بتواند از درون زندگی شخصی کارمند خود باخبر باشد، شما نیز گزینه‌های زیادی نخواهید داشت. گوش شنوا داشته باشید و به او پیشنهاد دهید تا به‌کمک یکدیگر مشکل را حل کرده و حمایت‌های لازم را دریافت کند.
با اعضای تیم خود صادق باشید. (البته تا حدی)
علاوه بر صحبت با کارمند موردنظر، باید تیم را نیز مخاطب خود قرار دهید. ریم بر این نکته تاکید میکند که به عنوان یک مدیر مشکلات و مسائل را ببینید و با جرات درباره آنها صحبت کنید.
با این حال، کسی را جداگانه در جمع مورد خطاب قرار ندهید. سعی کنید رفتار محترمانه و حرفه ای داشته باشید. بویز توصیه میکند که موضوعات آزاردهنده مانند اتلاف وقت، ددلاین‌های فراموش شده و نگرش های غلط را شناسایی کرده، سپس در تیم خود به این موارد بپردازید. انتظارات و الزامات کاری را معین و تعریف کنید. دقت کنید که انگشت اتهام را به سمت کسی نشانه نروید و موضوعات را به طورکلی درباره تیم مطرح کنید.
صبور باشید. (البته تا حدی)
بویز میگوید بازگرداندن انگیزه به کارمندی که انگیزه خود را از دست داده، کار آسانی نیست و یک شبه اتفاق نمی‌افتد و حتی ممکن است هیچ وقت این اتفاق رخ ندهد.
بویز در ادامه به این نکته اشاره میکند که صرف صحبت با کارمند بی انگیزه، منجر به بازگشت انگیزه و انرژی به وی نخواهد شد و این صحبت، تضمینی برای بازگشت به حالت عادی نخواهد بود. اگر راه حل های احتمالی ای که شما استفاده کرده اید، به نتیجه مطلوب نرسید، ممکن است نشانه این باشد که فرد در جایگاه و عنوان شغلی مناسب خود قرار ندارد. در این گونه مواقع صراحت لازم است. الویتهای سازمان را برای او شرح دهید. صادقانه و شفاف درباره نگرانی خود درخصوص عملکردش صحبت کنید. سعی کنید به این نتیجه مشترک دست یابید که جایگاه شغلی برای فرد مناسب نیست. برای آنکه حسن نیت خود را نشان دهید به کارمند خود بگویید که در جست و جوی کار جدید به ایشان کمک خواهید کرد.
اصولی که باید به خاطر بسپارید:
این کارها را انجام دهید:
• با خود فکر کنید و ببینید چه چیزی باعث شده که این کارمند، کم بیاورد و از خود بپرسید این شغل چه الزاماتی دارد که در این فرد وجود ندارد؟
• همدلی کنید. با نگرانی و علاقه با کارکنان خود صحبت کنید. به آن ها بفهمانید که میخواهید از ایشان حمایت کنید.
• در ارتباط با سیستم‌های پشتیبانی موجود از جمله شبکه سلامت و برنامه‌های کمک به کارکنان که میتواند منجر به تعامل بهتر و بیشتر کارمند شما شود، اطلاعات کسب کنید.
این کارها را انجام ندهید:
بدون وجود مدارک مستدل با کارمند خود برخورد و مقابله کنید و به او نشان دهید که رفتارش تأثیر منفی دارد.
نسبت به شرایط شغلی و الزامات آن بی‌توجه باشید. ممکن است کارمند شما به‌دلیل عادت‌های کاری نامناسب دچار فرسودگی شغلی شده باشد.
در شرایط بد صبر زیادی به خرج دهید و آن وضعیت را تحمل کنید. هنگامی که یک کارمند بی‌انگیزه می‌شود، می تواند به این معنا باشد که نقش فعلی برایش مناسب نیست. ممکن است وقت آن رسیده باشد که اجازه دهید آن فرد از این موقعیت شغلی خارج شود.
